Vergadertips

Met deze 6 vergadertips laat u uw vergadering in The Globe Den Haag slagen!

1. Een agenda met tijdsindeling
Stuur deelnemers vooraf een agenda met bespreekpunten en hoeveel tijd per onderwerp besteed mag worden. Vergader maximaal een uur. Begin en stop op tijd. Dit lijkt een inkopper, maar werkt écht.

2. Een strenge voorzitter
Kies een strenge voorzitter die de agenda en de tijd bewaakt, die strak is op zijpaadjes en niet rust voordat bij elk bespreekpunt ook echt een besluit of actiepunt is geformuleerd mét een naam erachter.

3. De juiste mensen
Kies alleen mensen die al betrokken zijn bij het onderwerp en die er iets waardevols over te zeggen hebben. Zo hoeft u niet eerst iedereen bij te praten. Dat bespaart zeeën van tijd.

4. Staand vergaderen
Waarom vergaderen we eigenlijk altijd zittend aan een tafel? Staand vergaderen is bewezen efficiënter, want mensen zijn korter van stof en actiever. Notities maakt u bijvoorbeeld op een whiteboard of flip-over, welke bij The Globe Den Haag bij elk vergaderarrangement gratis te gebruiken zijn.

5. Inbrengen is beleid
Degene die het agendapunt inbrengt, is vaak goed op de hoogte van het onderwerp. Door iedereen zijn eigen punt te laten introduceren, voorkomt u dat de kenner het verhaal daarna alsnog moet doen.

6. Snelle notulen
Stuur een beknopt overzicht van de besluiten, actiepunten en uitvoerders naar alle aanwezigen. Niet meer, niet minder. Doe dit maximaal een dag later. Zodat iedereen betrokken blijft en direct de mouwen kan opstropen.